Implantação do SPED – a segurança que você tem (ou que pensa que tem)
O Sistema Público de Escrituração Digital promove um notável aumento na rapidez e na segurança do processo contábil e fiscal. Mas a adequação ao SPED exige o correto entendimento da complexidade do sistema.
Como todos sabem, o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, que entrou em vigor em 2008, é uma solução de base tecnológica constituída por sistemas que permitem o envio da movimentação contábil e fiscal a uma base de dados compartilhada por quatro entidades fiscalizatórias: a Receita federal, as secretarias estaduais da Fazenda, o Banco Central e a Comissão de Valores Mobiliários. O SPED é constituído por três grandes subprojetos: a ECD – Escrituração Contábil Digital, a EFD – Escrituração Fiscal Digital e a NF-e – Nota Fiscal Eletrônica.
O SPED traz vantagens inegáveis à operacionalização de todo o ecossistema contábil e fiscal brasileiro: simplificação dos controles de administração tributária, aperfeiçoamento dos sistemas de combate à sonegação fiscal, redução dos custos da atividade tributária, redução do tempo de coleta de informações arquivadas, racionalização do processo, incentivo à equanimidade fiscal e tributária, para citar algumas. Mas, ao lado dessas vantagens, o SPED coloca para as empresas desafios igualmente grandes.
As mudanças trazidas pelo SPED são de tamanha magnitude que estamos diante de um caso típico de quebra de paradigma. A complexidade do Sistema Público de Escrituração Digital é de tal ordem que mesmo os especialistas na matéria se encontram freqüentemente diante de dificuldades de interpretação do texto constitucional. Podemos imaginar então a dúvida em que se encontram milhares de empresas Brasil afora, obrigadas, por força de lei, a se adequarem ao SPED. Porque, para essas empresas, as dúvidas não são conceituais, mas apresentam dificuldades totalmente práticas.
As dificuldades para o correto entendimento do SPED são de duas naturezas. A primeira dificuldade está no fato de que o SPED é um processo que ainda está sendo construído e, portanto, passível de mudanças durante a sua elaboração.
A outra dificuldade reside no entendimento superficial do texto constitucional. Na nossa experiência diária auxiliando clientes que estão em processo de adequação às exigências do Fisco, constatamos que muitas empresas acabam não cumprindo o mínimo necessário para efetivar essa adequação. Evidentemente, todos os pontos previstos pela lei são importantes e devem ser cumpridos. Quando falamos em exigências mínimas estamos nos referindo, por exemplo, ao fato de que uma nota fiscal eletrônica não precisa apenas ser enviada, mas deve ser devidamente guardada, suas informações precisam ser registradas de forma eficiente, entre outras coisas. Essa realidade, no entanto, frequentemente não é cumprida por muitas empresas. Situações como essa expõem a empresa ao Fisco de uma maneira que poderia perfeitamente ser evitada.
Se todas as empresas terão que se adequar ao SPED, isso não significa que esse processo acontecerá da mesma forma. Ao contrário. As empresas atuam em mercados diferentes, são de portes diferentes e enfrentam desafios diversos. Bons exemplos são registrados quanto a adequação para a Nota Fiscal Eletrônica. Por conta de questões logísticas, como o tempo que o caminhão deve ficar parado aguardando uma NF-e ou a antecedência com que o faturamento é realizado antes do momento do despacho, a adequação à NF-e deverá ser feita de uma maneira específica. Em função dessas particularidades, cada empresa deve ter o nível de automação correspondente. Devidamente orientadas, as empresas não apenas se adequarão ao SPED (ou à Nf-e) de forma correta, como não farão nenhum investimento desnecessário para isso.
Por Hugo Santos, Gerente Comercial da Pro Micro
http://spedseguro.ning.com/profiles/blogs/implantacao-do-sped-a
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