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[Blog Action Day 2009] Telepresença reduz gastos com viagens e emissão de CO² na atmosfera

Green IT - TI Verde

A onda de redução de custos dos últimos meses afetou, principalmente, as viagens profissionais. O problema é que a necessidade de realizar reuniões, encontros e treinamentos com pessoas distantes permanece, levando as empresas a concentrarem esforços no desenvolvimento de videoconferência.

Em empresas de maior porte, a economia com deslocamentos, estadia e outros gastos para manutenção de pessoas fora de sua localidade, chega à casa dos milhões de dólares.

No entanto, muitos já defendem a manutenção da adoção em massa da telepresença após a economia voltar à fase de aquecimento. A justificativa é a redução das pegadas (emissões) de carbono. Os benefícios ao meio ambiente que a videoconferência gera é ainda maior do que o impacto nos custos.

Criar uma estrutura simples é fácil: basta colocar câmeras IP com recursos de transmissão de voz em ambos os lados. A diferença fica na qualidade dos equipamentos, que vão desde terminais com câmeras de baixa resolução, até soluções completas de telepresença, que buscam simular um ambiente real de reuniões. As soluções podem custar de US$ 3.000 até US$ 200 mil, dependendo do porte e da qualidade demandada.

As que não têm fôlego para investir em uma estrutura própria, mas precisam realizar uma reunião de telepresença, contam com salas de aluguel. Alguns centros de negócios do país já realizam a oferta, sobretudo porque as viagens de última hora são as que mais causam impacto nos custos da organização.

A HP adotou a tecnologia de telepresença para conectar sua área de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) no Brasil a outras unidades de desenvolvimento e aos HP Labs em todo o mundo. Chamada de HP Halo, a solução permite reunir pessoas em salas de teleconferência interativas de alta resolução, com alta velocidade e som digital, como se todos estivessem em um mesmo ambiente.

Com mais de 100 estúdios distribuídos em 22 países, empresas como ABN Amro, AIG Financial Products Corp, Canon, GE Commercial Finance, Novartis e PepsiCo utilizam a tecnologia Halo.

Para calcular corte de custos e pegadas de carbono geradas com viagens, o que dá idéia do potencial benefício, a Tandberg criou calculadoras, disponibilizando-as no site www.seegreennow.com. O portal permite também calcular o custo do tempo perdido durante os deslocamentos e o total de horas desperdiçadas.

Mas os fabricantes de equipamentos de telepresença e videoconferência não são os únicos que estão vendendo a idéia dos benefícios desta tecnologia para o meio ambiente.  A The Nature Conservancy já classificou a videoconferência como uma das opções mais simples que se pode adotar para ajudar o nosso planeta. Ao mesmo tempo, o World Wildlife Fund (WWF)  apresentou recentemente dois relatórios que demonstram como a videoconferência pode ajudar as empresas a reduzir suas emissões de carbono de forma considerável.Telepresença - Videoconferencia - Teleconferencia

Além disso, nos tempos de crise, a pressão para abordar o tema da mudança climática também se mostra muito presente. A economia já se recupera, mas o meio ambiente continuará sofrendo, a não ser que as empresas atuem imediatamente. A videoconferência é uma das soluções que podem ajudar as organizações a enfrentar tanto o problema da redução de custos como ajudar a alcançar seus objetivos em relação ao meio ambiente.

Na própria Tandberg, seus 1400 empregados realizam, por mês, mais de 75 mil videoconferências e reuniões de telepresença, reduzindo de forma significativa a necessidade de viajar para reuniões presenciais.

10 conselhos para as empresas poluirem menos:

  • Acesso a especialistas que estejam em locais distantes – Conectar clientes e colaboradores com especialistas em tempo real, e pessoalmente, através das videocomunicações, sem se importar onde estão localizados, com economia de tempo, dinheiro e emissões de carbono, e com aumento de satisfação e de fidelidade dos clientes.
  • Reuniões mundiais – Não há necessidade de pegar um avião quando for preciso reunir-se com o Conselho Executivo e com os demais componentes da equipe.  Basta ir até a sala de videoconferência e uma simples chamada vai permitir que todos se comuniquem pessoalmente e em tempo real.
  • Customer Briefing Centers – Para facilitar a colaboração e a tomada de decisões instantâneas, as videocomunicações reúnem, por exemplo, compradores, clientes, equipes de vendas e profissionais especialistas em tempo real, sem que haja necessidade de viajar, reduzindo o impacto ambiental negativo das viagens.
  • Conciliação da vida pessoal e profissional – Os empregados que estão sempre viajando geralmente têm mais estresse, menos produtividade e menor satisfação no trabalho. A videoconferência elimina a necessidade de viajar e incrementa a disposição e a atitude, a produtividade e a colaboração do profissional, e permite manter as comunicações pessoais entre as equipes.
  • Aprendizado à distância – Escolas, hospitais e outros serviços de desenvolvimento de profissionais preservam o meio ambiente quando se conectam a locais remotos através de videoconferência para melhorar as oportunidades de aprendizagem e economizar nas despesas.  Podem igualmente compartilhar de forma simples os conteúdos gravados para futuras aulas.  A formação à distância tem múltiplas aplicações e vantagens inclusive dentro do ambiente da empresa.
  • Pesquisa e Desenvolvimento – Especialistas em Planejamento e Pesquisa de todo o mundo podem manter discussões em tempo real, e pessoalmente, sobre o projeto de um produto, ou sobre a execução de modificações nos componentes, através de reuniões por videoconferência, o que permite acelerar os tempos de desenvolvimento sem aumentar as emissões de carbono pelas diversas viagens que este tipo de função requer.
  • Crescimento da equipe – ter uma grande quantidade de escritórios ou filiais significa ter equipes “ilhadas”.  A videoconferência permite que as equipes mais distantes conversem com as outras como se estivessem em um mesmo escritório. E mais ainda: aumenta a colaboração e a camaradagem entre colegas sem exigir gastos com viagens que esse tipo de encontro acarretaria.
  • Seleção de pessoal – Os contatos iniciais com candidatos que não sejam da localidade são mais econômicos e ecológicos se forem eliminadas as viagens para fazer as primeiras entrevistas.  Além disso, as videoentrevistas são mais efetivas que as entrevistas telefônicas, uma vez que os entrevistadores podem observar as expressões faciais do entrevistado.
  • Colaboração em tempo real – As empresas podem trabalhar com grande quantidade de dados e conteúdos, e atuar em tempo real a partir de múltiplos endereços/localizações com todas as capacidades visuais e de multimidia que a videoconferência oferece ao invés de perder produtividade e tempo com as longas viagens até o local.

Assista a matéria especial exibida no Jornal da Globo sobre telepresença e seus benefícios ao meio ambiente, e entenda na prática como funciona essa tecnologia:

“Telepresença é a ‘menina dos olhos’ da TI Verde”

Por Fernando Henrique.

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