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Cinco formas de otimizar as horas de trabalho

A sensação de que o dia deveria ter mais do que 24 horas é constante no mundo corporativo. No caso dos profissionais de tecnologia, principalmente no momento atual – no qual são responsáveis pelo desenvolvimento e implementação de ferramentas e processos que aumentem a produtividade e reduzam os custos operacionais – a necessidade de otimização das horas de trabalho torna-se ainda mais crítica.

Embora as reclamações sobre a falta de tempo sejam recorrentes em quase todas as companhias, a grande deficiência dos profissionais de TI está no processo de gerenciamento das atividades que devem ser desempenhadas e de priorização das ações.

Para melhorar a performance, é necessário que eles identifiquem se o cerne do problema está na falta de planejamento para realizar as tarefas ou na deficiência de pessoas capacitadas na equipe. Em 80% dos casos, esses profissionais falham na administração das horas, mas no restante das ocasiões, acumulam atividades que são humanamente impossíveis de serem realizadas por uma única pessoa.

Como a  falta de organização é o maior problema em relação à administração do tempo, algumas medidas práticas podem ser tomadas por esses profissionais para melhorar a perfomance pessoal e da área de tecnologia como um todo. São elas:

1. Avalie quais atividades de sua responsabilidade são de importância estratégica para o negócio e quais podem ser classificadas como desperdício de tempo. Assim, será possível decidir onde “investir” suas horas. Tal decisão serve tanto para a rotina profissional como pessoal. Esta última, muito afetada pela falta de planejamento no trabalho.

2. Defina metas e objetivos que devem ser atingidos em curto, médio e longo prazos por meio de suas atividades.

3. Planeje como e quando chegar a tais objetivos e metas. Para isso, é importante saber o que deve ser priorizado e quais tarefas podem ser deixadas de lado caso não haja tempo hábil para executá-las. Dica: Faça reuniões semanais com a equipe – prioritariamente na sexta-feira – para decidir os principais desafios da semana seguinte. O papel do gestor é diminuir ao máximo as urgências da área e adaptar as atividades para que sejam realizadas de forma colaborativa pelo time.

4. Organize-se de forma a não desperdiçar tempo com ações que podem ser realizadas de forma mais automatizada e simples. A unificação das fontes de dados para otimização dos sistemas de busca já é um bom começo do processo de organização.

5. Execute as tarefas de acordo com o planejamento e seguindo as prioridades de ação, delegando funções secundárias, sabendo dizer “não” e realizando reuniões produtivas – nas quais os objetivos do encontro são claros e as etapas pré e pós reunião são seguidas.

Fonte: CIO

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